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高級秘書、助理和行政人員技能提高訓練營

課程編號：11445   課程人氣：1611

課程價格：￥2800  課程時長：2天

行業(yè)類別：各行業(yè)通用    專業(yè)類別：

授課講師：敦平

課程安排：

       2014.1.17 上海



  • 課程說明
  • 講師介紹
  • 選擇同類課
【培訓對象】
企業(yè)各級行政管理人員、各級助理和秘書、辦公室主任、前臺人員等

【培訓收益】
 1. 明確各級行政管理人員的職業(yè)發(fā)展方向；
 2.崗位認知，職責明確；
3. 明確行政管理工作必須掌握的各種專業(yè)知識；
 4. 學會奠定非領(lǐng)導的“領(lǐng)導”地位；
 5. 運用流程化管理技能提升行政管理工作水平 ；
 6. 有效利用時間管理的工具，提高自身工作效率；
 7. 規(guī)范文檔管理為企業(yè)運營發(fā)揮重要作用；
 8. 提升的商務(wù)公文寫作技巧，提高駕馭文字的能力；
 9. 學習掌握會議的組織策劃和高效主持會議技巧；
 10.了解作為一個專業(yè)化的前臺行政人員所需具備的職業(yè)形象與商務(wù)接待的內(nèi)涵；
11. 掌握溝通的基本步驟，學習溝通的基本方法，了解溝通的基本原則，以其提高人際 溝通技巧；
12. 學習如何從優(yōu)秀到卓越的方法，成為五星級秘書/助理的的能力及方法

一、行政人員（秘書/助理）的職業(yè)特性與素質(zhì)要求
1、準確自我定位
初級：事務(wù)性文員
 中級：事務(wù)性文員＋協(xié)助管理
高級：獨立管理＋事務(wù)處理
視頻：為什么不提拔我？
現(xiàn)場演示：“用什么方式說話，永遠比說什么更重要”

2、優(yōu)秀人員的勝任素質(zhì)
如何提升秘書/助理/前臺人員的素質(zhì)
優(yōu)秀與一般的差異——修煉良好心態(tài)
案例分析：對待崗位的三種不同觀點的人，命運怎么就這么不一樣呢？
第一種人認為：初級秘書、文員不就是端茶倒水，接聽電話，就是個“萬金油”角色；第二種認為吃年輕飯，混日子；第三種可是個有心人，知道腳
下的路該怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。
如何理解五星級的秘書/助理——從優(yōu)秀到卓越
案例：老板眼中的五星級秘書/助理

二、職業(yè)生涯規(guī)劃
1、什么是職業(yè)生涯規(guī)劃？
2、為何要進行個人職業(yè)生涯規(guī)劃？
 分析自我，確立人生的方向
 準確評價個人特點和強項，在秘書/助理的職業(yè)競爭中發(fā)揮個人優(yōu)勢
 看到秘書/助理/前臺人員職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的前景，提供前進的動力
——小組討論：獲得員工成長與企業(yè)績效的雙贏

3、職業(yè)生涯規(guī)劃的簡單步驟
 掌握SWOT分析工具進行自我分析
 運用“5W提問”法進行自我分析
 What I am? 我是什么樣的人？
What I want? 我想要什么？
What I can do? 我能做什么？
What fit I most? 什么是最適合我？
What I can choose？我能夠選擇什么？
——走進實戰(zhàn)： “我的命運我把握，我的前途我做主。”
運用SWOT分析工具認識自我
你知道您是幾號性格的人嗎？你不能在困惑了，結(jié)束一直“茫、盲、忙”的狀態(tài)
——建議尋找通過20%的努力就能到達80%的效果的領(lǐng)域發(fā)展
——視頻：同樣的事情為什么我就做不好？

三、秘書/助理職場禮儀規(guī)范
1、塑造良好的個人職場形象
著裝的TOP原則
“拒絕”著裝敗筆——著裝誤區(qū)
 恰當?shù)闹w語言 讓自己成為一個有素養(yǎng)的人
——案例：為什么不錄用我，我錯在哪呢？

2、基本職場禮儀
辦公室禮儀
待禮儀——形體儀態(tài)的訓練
站姿—體態(tài)美的起點 
坐姿—高雅儀態(tài)的展示
走姿—動態(tài)美的展示
表情—內(nèi)心世界的窗口：目光、笑容
 接待禮儀
 電話禮儀與應(yīng)對技巧
——現(xiàn)場演示：如何著裝讓我更優(yōu)雅和自信

四、辦公場所5S管理
5S的概念
 推行5S的重要性
 如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作
 長期有效地推動5S工作的注意事項和操作方法
——現(xiàn)場模擬：算一算人生有多少年在工作？良好的環(huán)境對我們有多重要，教會你5分鐘快速掌握5S技巧職業(yè)形象塑造，不是您個人的事，常聽到這樣的話，看到您就看到了您領(lǐng)導的品味。責任重大從改變自己開始吧！
——案例：為什么有需求，見了我后需求就沒有了

第二部分 工作技能篇
一、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧
 時間管理的誤區(qū)
 時間管理的原則
目標管理與80/20法則
緩急輕重的優(yōu)先管理
個人時間與領(lǐng)導工作時間計劃與安排
 時間管理小竅門
辦公室接待與電話處理
上級的時間管理與安排
自我情緒控制與壓力管理
上司出差日程管理與工作計劃
案例：如何管理上司的時間——幫領(lǐng)導做計劃的技巧
——小組討論：“你一天的工作是怎么安排的？”
如何管理你好你的時間，讓自己活出精彩？
案例：從種樹任務(wù)分析您解決問題的思路
——做正確的事，不僅是把事做對
大家認為是否能在3年時間內(nèi)，獲得15年的工作經(jīng)驗？其實是可能的，老師親身經(jīng)歷和大家分享時間管理的秘訣

二、會務(wù)組織與管理
 成功組織會議的技巧
組織階段的工作：
——會前準備
——會中協(xié)助
——會后整理
 會議座次安排的學問
——練習：小組討論：如何協(xié)助召開公司例會
——案例：如何應(yīng)對會議中的“漏洞”？
現(xiàn)場模擬：會議記錄及紀要訓練

三、信息、文檔管理與運用
1、信息收集
 信息工作的六個基本要求和三個訣竅
收集信息工作的三個訣竅
 信息的查實及傳遞
信息的儲存與保密

2、文檔管理
 文檔分類及儲存的工作規(guī)范
文檔查閱及分裝的工作規(guī)范
 文檔銷毀及保密的工作規(guī)范
——案例：李秘書的返工引起的深思

四、行政公文寫作技巧與處理實務(wù)
1、行政公文寫作的基本要求
2、行政公文的格式
3、常用行政公文寫作及公文格式要素范例
通用公文：
報告
 請示
 批復
 函
 決定
 公告
 通告

 事務(wù)公文：
工作計劃
工作
會議紀要

禮儀文書：
請柬
介紹信
推薦信
——案例分享：請示/報告混為一體
撰寫初稿練習：通知/報告/總結(jié)三種具體文體的大綱如何寫
現(xiàn)場研討：領(lǐng)導公文文種混淆（關(guān)于……請示報告），您是知道領(lǐng)導錯了，您如何提出來？

第三部分 統(tǒng)籌管理篇
一、秘書/助理人際溝通與工作協(xié)調(diào)技巧
——游戲?qū)耄和ㄟ^“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導出溝通的意義所在。
1、成功溝通的秘訣
學會聆聽：不輕易打斷對方的話
怎樣反問：了解對方的需求
 如何肯定：肯定對方——微笑、點頭、是是是
表明立場：拒絕的藝術(shù)
提出解決方案：提出2-3個解決方案
——案例：如果是你該怎么說？
為想當然認為他的想法就是我的想法所付出的代價

2、有效溝通過程及環(huán)節(jié)
信息發(fā)送、接收、反饋
 有效發(fā)送的技巧
——現(xiàn)場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事

3、認識你的溝通對象
與上級溝通的原則
 與各種性格的領(lǐng)導打交道技巧
跨部門的溝通技巧
與客戶溝通
——游戲：究竟是誰的錯？
研討九型人格學問——教您認識自己和他人的工具
——只有“懂領(lǐng)導”才能幫領(lǐng)導

二、行政管理人員辦公室事務(wù)管理
后勤管理（前臺、車輛、食堂、清潔）
 辦公室設(shè)備管理（電話、傳真、復印機、電腦） 
員工安全和保密工作
公共關(guān)系管理
全景案例：某公司年度大型慶典活動策劃始末
——案例：如何應(yīng)對車輛管理的“漏洞”？

三、事物性項目性工作的組織管理
事務(wù)工作有哪些
 學會列事務(wù)清單
 用項目計劃管理工作
——沙盤演練：如何設(shè)計大型接待計劃并實施
四、課程分享：我學到了什么？

 

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